تستثمر الكثير من المنشآت الصحية وقتًا وجهدًا كبيرين في التخطيط للمشتريات، ومع ذلك تستمر في مواجهة مشكلات متكررة في المخزون. في معظم الحالات، لا يكون السبب الحقيقي هو المورّد، بل عملية الاستلام داخل المنشأة. فمرحلة الاستلام هي النقطة التي يتم فيها حماية دقة المخزون أو يتم إضعافها تدريجيًا بسبب أخطاء صغيرة مثل نقص كميات غير ملحوظ، أو صنف خاطئ، أو تلف في العبوات، أو توثيق غير مكتمل.
في بيئات العمل السريعة داخل المملكة العربية السعودية، قد يتحول الاستلام إلى “مهمة مستعجلة”: تصل الشحنة، يكون الفريق منشغلًا، ثم تُنقل الكراتين إلى المستودع بسرعة لتفريغ منطقة الاستلام. لكن عندما تتم عملية التحقق بسرعة أو دون خطوات ثابتة، يصبح نظام المخزون غير موثوق، وتُبنى الطلبات المستقبلية على بيانات خاطئة. ومع مرور الوقت، ينتج عن ذلك نقص مفاجئ في أصناف أساسية، أو طلب زائد غير ضروري، أو شراء طارئ، إضافة إلى دورات تدقيق مرهقة.
الخبر الجيد هو أن بناء عملية استلام واضحة ومتكررة يقلل هذه المشكلات بشكل كبير، عبر ضمان تطابق أمر الشراء مع المواد المستلمة ومع السجل المخزني من البداية.
لماذا دقة الاستلام مهمة أكثر مما يعتقد البعض؟
الاستلام ليس مجرد “توقيع على ورقة”؛ بل يؤثر مباشرة على:
-
توفر الأصناف ومنع النقص المفاجئ
-
ضبط التكاليف عبر تجنب الطلب الزائد بسبب أرصدة غير دقيقة
-
جاهزية التدقيق من خلال توثيق واضح وقابل للتتبع
-
كفاءة التشغيل عبر تقليل التحقيقات والمتابعات الطارئة
ومعظم مشكلات المخزون تبدأ بشكل بسيط: قطعة ناقصة لم تُلاحظ، صنف مشابه تم تسجيله تحت كود خاطئ، أو سند تسليم تم حفظه دون فحص الكميات.
الخطوة 1: التحقق قبل إدخال الشحنة للمستودع—وليس بعده
عند وصول الشحنة، يجب على المنشأة تأكيد ما تم تسليمه قبل إدخاله إلى التخزين. بمجرد وضع الأصناف على الرفوف أو دمجها مع المخزون القديم أو توزيعها للأقسام، يصبح اكتشاف الأخطاء أصعب بكثير.
قاعدة عملية للاستلام
لا يتم نقل أي صنف إلى التخزين إلا بعد مطابقة أمر الشراء مع مستندات التسليم والتحقق من الكميات.
هذه القاعدة وحدها تمنع نسبة كبيرة من أخطاء الاستلام.
الخطوة 2: مطابقة الشحنة مع أمر الشراء (PO) بندًا بندًا
رفع دقة الاستلام يبدأ بالانضباط: مطابقة الشحنة مع أمر الشراء بندًا بندًا، بما يشمل:
-
اسم الصنف ووصفه
-
رقم الصنف/الكود (SKU)
-
وحدة القياس (علبة/كرتون/قطعة)
-
الكمية المستلمة مقابل الكمية المطلوبة
-
رقم التشغيلة وتاريخ الانتهاء عند الحاجة
أخطاء شائعة أثناء المطابقة
-
عدّ الكراتين بدلًا من العد الداخلي للوحدات
-
قبول بدائل دون توثيق واضح
-
الخلط بين أصناف متشابهة في الشكل
-
تجاهل اختلاف وحدة القياس بين أمر الشراء والفاتورة
قائمة فحص بسيطة في منطقة الاستلام تقلل هذه الأخطاء بشكل كبير.
الخطوة 3: توثيق الفروقات فورًا وليس “لاحقًا”
إذا وُجدت فروقات أو تلف أو نقص في المستندات، يجب تسجيلها فورًا قبل اعتماد الاستلام. وتشمل الفروقات:
-
نقص كميات
-
أصناف غير مطابقة
-
صلاحية قصيرة (إذا كان هناك شرط حد أدنى للصلاحية)
-
تلف في العبوات أو الكراتين
-
نقص سندات التسليم أو الفواتير أو الوثائق المطلوبة
تأجيل التوثيق يضعف القدرة على تحديد ما حدث وقد يطيل زمن المعالجة ويؤثر على دقة السجل المخزني.
الخطوة 4: تحديث سجلات المخزون دون تأخير
حتى لو تم التحقق من الشحنة بدقة، قد تظل المشكلة قائمة إذا لم تُدخل إلى النظام بسرعة. عندما تكون الأصناف موجودة فعليًا ولكن غير مسجلة، قد يتم طلبها من جديد بالخطأ، أو تظهر “حالة نفاد” غير صحيحة.
أفضل ممارسة
تحديث المخزون في نفس يوم التحقق، ويفضل فور الانتهاء من الاستلام. هذا يجعل بيانات المخزون أكثر موثوقية ويُحسّن قرارات الشراء.
الخطوة 5: إنشاء مسار استلام بسيط يمكن تكراره
ترتفع دقة الاستلام عندما تصبح العملية قابلة للتكرار. يمكن اعتماد مسار واضح مثل:
-
استلام الكراتين في منطقة مخصصة للاستلام
-
مطابقة مستندات التسليم مع أمر الشراء
-
عدّ الكميات والتحقق من وحدة القياس
-
فحص الصلاحية/التشغيلة عند الحاجة
-
توثيق الفروقات فورًا (وقد يشمل صورًا عند اللزوم)
-
اعتماد الاستلام بعد التحقق فقط
-
إدخال الشحنة للنظام ووضع ملصقات مواقع التخزين
-
نقل الأصناف للتخزين أو التوزيع مع الحفاظ على التتبع
عندما تتكرر نفس الخطوات كل مرة، تصبح عمليات التدقيق أسهل وتصبح الأرصدة أدق.
الرابية الطبية: توثيق واضح وتسليمات شفافة تدعم الاستلام الدقيق
في الرابية الطبية، لا نقتصر على توريد المنتجات فقط، بل ندعم المنشآت الصحية عبر توثيق واضح وعمليات تسليم أكثر شفافية تقلل الالتباس عند الاستلام. منذ عام 2005، عملنا على جعل عملية الإمداد أكثر سلاسة للمستشفيات والمراكز الطبية عبر تقليل عدم اليقين وتحسين وضوح الطلبات. كما أن تغطية التوزيع لدينا عبر جدة والرياض وخميس مشيط تساعد المنشآت على تنظيم جداول الاستلام بشكل أفضل وتقليل التسليمات الطارئة المتكررة التي تزيد أخطاء الاستلام.
الخطوة 6: مراجعة أداء الاستلام شهريًا
للحفاظ على التحسن، يمكن قياس أداء الاستلام شهريًا عبر مؤشرات بسيطة مثل:
-
عدد الفروقات لكل شحنة
-
الزمن من الاستلام إلى إدخال الأصناف في النظام
-
أكثر الفئات التي تتكرر فيها أخطاء الاستلام
-
معدل التسليمات الطارئة
-
فروقات الجرد التي تظهر في العد الدوري
هذه المؤشرات الصغيرة تصنع فرقًا كبيرًا في استقرار المخزون.
خلاصة
مرحلة الاستلام هي النقطة التي تتشكل فيها دقة المخزون أو تتضرر. عندما تتحقق المنشأة قبل التخزين، وتطابق الشحنات مع أوامر الشراء، وتوثق الفروقات فورًا، وتحدث سجلات المخزون دون تأخير، فإنها تقلل النفاد المفاجئ وتمنع الطلب الزائد وتُسهّل التدقيق بشكل ملحوظ. وإذا كانت منشأتكم تسعى لتقليل أخطاء المخزون وتقوية التحكم في الاستلام، يمكن لـ الرابية الطبية دعمكم بنماذج استلام عملية تتوافق مع سير العمل وتزيد الدقة من أول خطوة.
