كيف تتعامل المنشآت الصحية مع الأزمة: خطة إمداد طارئة عملية للمنشآت الصحية
يُعد الارتفاع المفاجئ في الطلب أمرًا شائعًا في قطاع الرعاية الصحية. فقد يحدث خلال مواسم الذروة، أو حملات التطعيم، أو عند زيادة مفاجئة في حالات الطوارئ والحوادث. وفي المملكة العربية السعودية، قد يكفي ارتفاع قصير في عدد المراجعين لخلق ضغط كبير على المستشفيات والعيادات والمراكز الطبية—خصوصًا عندما تتشارك عدة أقسام في نفس المخزون. والخطر الحقيقي ليس “الارتفاع” بحد ذاته، بل غياب خطة منظمة للتعامل معه. فعند عدم الاستعداد، تقع المنشآت في دوامة طلبات عاجلة متكررة، ما يرفع الضغط على المشتريات والمستودعات ويؤثر على سير العمل السريري.
الهدف من خطة الإمداد الطارئة ليس التخزين المبالغ فيه، بل بناء نظام عملي يحافظ على استمرارية الخدمة ويقلل الارتباك ويمنع نفاد الأصناف الأساسية خلال الفترات عالية الضغط. فيما يلي خطة عملية يمكن للمنشآت تطبيقها في 2025 للتعامل مع الذروة بكفاءة أكبر.
لماذا تسبب ذروة الطلب اضطرابًا تشغيليًا؟
عندما يرتفع الطلب فجأة، تظهر آثار الضغط سريعًا في عدة نقاط:
-
نفاد الأصناف الحرجة بوتيرة أسرع من المعتاد، مما يسبب تأخيرًا في الإجراءات
-
انتقال فريق المشتريات من التخطيط إلى “الشراء الطارئ”
-
ضغط على المستودع في الاستلام والتجهيز والتوزيع
-
اضطرار الأقسام إلى استبدال أصناف، مما يقلل الكفاءة ويزيد الهدر
-
ضعف التوثيق وتشتت البيانات، وهو ما يصعب التدقيق وحساب التكاليف لاحقًا
لذلك، تتعامل الخطة الطارئة مع هذه النقاط قبل أن تتحول إلى أزمة يومية.
الخطوة 1: إعداد “قائمة الأصناف الحرجة” قبل حدوث الذروة
أفضل استجابة تبدأ قبل حدوث الذروة. تحتاج كل منشأة إلى قائمة مختصرة بالأصناف التي يجب ألا تنقطع تحت أي ظرف، ويتم تحديدها بناءً على الاستهلاك الحقيقي واحتياجات الأقسام. وغالبًا تشمل:
-
أساسيات معدات الوقاية الشخصية (قفازات، كمامات، ألبسة واقية بحسب الحاجة)
-
مستهلكات عالية الاستخدام (محاقن، إبر، مطهرات ومعقمات)
-
أساسيات العناية بالجروح (ضمادات ورباطات)
-
مستهلكات مختبرية مشتركة بين الأقسام (عند الحاجة)
-
أصناف ذات بدائل محدودة أو مواصفات دقيقة
المهم أن تكون القائمة عملية ومركزة على ما يحمي استمرارية الرعاية، وليس على كل صنف في المخزون.
الخطوة 2: بناء مخزون احتياطي صغير “يشتري الوقت”
بعد تحديد الأصناف الحرجة، يتم إنشاء مخزون احتياطي صغير يحمي الاستمرارية على المدى القصير. الهدف من المخزون الاحتياطي ليس التكديس، بل “شراء الوقت”—غالبًا من 7 إلى 21 يومًا حسب معدل الاستهلاك وزمن التوريد.
طريقة بسيطة لتحديد مستوى المخزون الاحتياطي
-
احسب متوسط الاستهلاك اليومي/الأسبوعي لكل صنف
-
طبّق معامل ذروة بناءً على التجارب السابقة (مثل 1.5 إلى 2.5 مرة)
-
ضع حدًا أدنى (Minimum Threshold) يطلق إعادة الطلب قبل أن يصبح الوضع عاجلًا
بهذه الطريقة، تتعامل المنشأة بهدوء بدلًا من التوتر، وتقل الحاجة للاستبدالات السريعة التي تربك الكادر.
الخطوة 3: جدول تزويد ثابت لاستعادة التوازن بسرعة
يساعد جدول التزويد الثابت على استعادة التوازن بعد بداية الذروة. فبدلًا من الطلبات الكبيرة غير المنتظمة، ينبغي أن تحدد الخطة:
-
دورات تسليم واضحة للأصناف الأساسية (يومي/أسبوعي حسب حجم المنشأة)
-
قواعد أولوية خلال الذروة
-
خطوات اعتماد داخلية مختصرة تمنع التأخير
الهدف أثناء الذروة هو تعويض الاستهلاك بسرعة حتى لا تتحول الفجوات إلى تعطّل في رعاية المرضى.
الخطوة 4: توزيع الأدوار بين المشتريات والمستودع والقيادات السريرية
أثناء الذروة، الارتباك قد يكون مؤذيًا مثل النقص. لذلك يجب تحديد المسؤوليات:
-
المشتريات: الطلب، التنسيق مع المورّد، الموافقات
-
المستودع: الاستلام، التخزين، توزيع الأصناف للأقسام
-
القيادات السريرية: الإبلاغ عن تغيرات الاستهلاك والاحتياجات العاجلة
-
الإدارة/المالية: تتبع التكاليف وتنظيم الشراء الطارئ
وجود حلقة تواصل قصيرة (يومية أو حسب المناوبة) يمنع تكرار الطلب أو تجاهل الأولويات.
الخطوة 5: التنسيق السريع والتوثيق الواضح أثناء الذروة
خلال الارتفاع المفاجئ، يعد التنسيق السريع والتوثيق أمرين حاسمين. من المفيد اعتماد:
-
“لوحة متابعة للذروة” للأصناف الحرجة (المتاح، معدل الاستهلاك، الشحنات القادمة)
-
توثيق واضح لأي استبدالات عند الضرورة
-
توحيد مراجع أوامر الشراء وتوزيع الكميات على الأقسام
والعمل مع موزع قادر على الاستجابة بسرعة والتواصل بوضوح يقلل الارتباك ويحمي التشغيل.
الرابية الطبية: دعم استمرارية الإمداد أثناء فترات الضغط
في الرابية الطبية Rabiyah Medical، ندعم المنشآت الصحية في بناء استمرارية أقوى للإمداد عبر توزيع منظم وحلول توريد عملية. منذ تأسيسنا عام 2005 في جدة، قمنا بتوريد منتجات طبية أساسية للمستشفيات والمراكز الطبية والمجمعات الصحية من خلال شبكة توزيع احترافية تغطي جدة والرياض وخميس مشيط. ونركز على الجودة والشفافية وممارسات تتماشى مع متطلبات الهيئة العامة للغذاء والدواء (SFDA)، بما يساعد المنشآت على الجاهزية في التشغيل اليومي وكذلك خلال الفترات عالية الضغط.
الخطوة 6: مراجعة ما بعد الذروة لتحسين الاستعداد للمرة القادمة
بعد انتهاء الذروة، يمكن للمنشأة تحسين جاهزيتها عبر مراجعة سريعة تجيب عن أسئلة مثل:
-
ما الأصناف التي نفدت أولًا ولماذا؟
-
هل كانت الحدود الدنيا منخفضة أو زمن التوريد أطول من المتوقع؟
-
أي الأقسام رفعت الطلب أكثر؟
-
هل تسببت الاستبدالات في هدر أو تعطّل أو شكاوى تشغيلية؟
-
ما التعديلات المطلوبة على حدود المخزون ودورات التسليم؟
بهذا تتحول كل ذروة إلى فرصة تحسين بدلًا من تكرار الأزمة.
خلاصة
ذروة الطلب أمر متوقع في الرعاية الصحية، لكن تعطّل الخدمة ليس أمرًا حتميًا. عندما تمتلك المنشأة خطة إمداد طارئة عملية قائمة على قائمة أصناف حرجة، ومخزون احتياطي محسوب، وجدول تزويد ثابت، وتوزيع أدوار واضح، وتوثيق قوي—فإنها تقلل الضغط وتحمي استمرارية رعاية المرضى. ومع دعم الرابية الطبية كجهة توريد وتوزيع موثوقة داخل السعودية، يمكن للمنشآت الاستجابة بسرعة أكبر وتقليل الارتباك والحفاظ على تشغيل مستقر خلال مواسم الذروة والحالات المفاجئة.
